旋律文創談:新手如何舉辦活動? (下篇)

旋律文創談:新手如何舉辦活動? (下篇)

上一回,小編提到了舉辦活動的 #事前準備
想必大家對活動前的SOP都有一定程度瞭解了吧~
其實小編自己也是在每一場活動當中不斷累積經驗
一步一腳印的找出能夠見招拆招的「小訣竅」哦!!

今天,我們當然要繼續將經驗傳承下去啦~
既然先前已經把事前工作都準備完畢了
那麽接下來,就是在 #活動前夕 要怎麼預防「 #跳票率」?
而在 #活動當天 又有什麼「 #細節」必須留意?
最後在 #活動結束 後應該怎麼處理「 #後續追蹤」呢? 

來來來~文章點下去,小編馬上幫你解惑!
【點選文章查看秘訣】 ➤ http://tinyurl.com/y2bz6hcj 

當我們在舉辦活動時最重要的就是「有人來參加」這件事
也許我們可以透過厲害的文案+素材吸引大量的報名
但只有這股氣勢是不夠的,你必須要能確保到場率!
試想:如果已經把活動規劃的盡善盡美了
結果實際到場參加的人卻少之又少…
那豈不是對不起自己的嘔心瀝血了嗎?!
 
因此,在這個章節將教大家如何去降低「跳票率」!
 

第1⃣️點:發送提醒信

旋律文創談:新手如何舉辦活動? (下篇) 1

在這個部分可以先針對「付款性質」先做分類
✅事前收費活動✅
以先前的經驗來說,會建議在繳費完就發送一則付款成功信件
並在活動前1-2天再次發信提醒活動時間就要到了
用以避免參與者錯過活動時間所延伸的問題產生哦!

✅當天收費or免費活動✅
如果是當天才會收費的活動,那這封信件就非常重要了
建議大家可以在收到報名訊息後就發送報名成功信件
並在活動前1-2天再次發信活動時間提醒與繳費資訊
用以避免參與者到場才突然想起要付費的窘境
同時也有助於維繫活動品質與參與者的熱度哦!
🆗提醒信的構成要素🆗
一、時間、地點、流程、注意事項
二、確認出席意願,如不出席亦能預估現場人數。

第2⃣️點:打電話追蹤

打電話這個環節雖然聽起來老套繁雜
但卻是一個能夠更精準掌握 #到達率 的方法
可針對「看過但尚未回覆出席意願」的人
再次確認他們出席的狀況以做出合適應對方案


接下來這個章節正是「活動當天」該留意的細節部分
在活動實際開始時,場域跟流程就是整體的重點
我們可以從以下四點來執行讓活動當天更順暢哦!

旋律文創談:新手如何舉辦活動? (下篇) 2

第1⃣️點:提早到場再次確認

大家常說「時間」是降低風險意外最好的方法
那當然也適用於活動當天的狀況應變哦!
以前我們也曾經遇過講師到了開講當天簡報打不開的狀況
但所幸當時提前了一小時到現場立刻補救
由此我們便可知道提早到場再次確認有多重要
 
🆗常見的注意事項🆗
例如:麥克風是否正常、裝置是否相容、檔案是否可正常播放、投影片是否有色差等等
提前到場就可以提前發現並請場地主提供協助哦!

第2⃣️點:開始前的暖場

除了講師要懂得掌握現場的氛圍以外
在參與者簽到/報到時的暖場交流也是很重要的!
這時候就很適合去瞭解參與者對於活動的想法
以及他們為什麼會想要報名今天的活動等等
這個小技巧都能夠幫助團隊更加瞭解參與者心中的需求
在下次活動舉辦前就可以針對這些小建議來做微調哦!

第3⃣️點:掌握活動流程

當活動開始後我們需要時刻留意活動的流程
以及參與者對於講師內容的現場反應
必要時,可以適時的暗示講師控制時間
中場休息時可以引導QA發問或者提醒休息
保持參與者與講師感受上的鬆弛有度
才不會過度緊繃或者太過放鬆,這些都是會影響專注度的
 
而每一場活動最怕的就是「冷場」問題
因為我們不能確保每一場參與的人都積極大方
有時候就算遇到整場都木訥、內向不愛發言也是很常見的
這時候在現場的主辦單位人員就可以準備「救場」
發揮拋磚引玉的效果讓參與者更願意提出更深度的問題哦!

第4⃣️點:活動結束前的CTA

在活動要結束之前可以留下一個CTA
引導參與者來完成一些我們已經預期的目標
例如:填寫問卷、關注粉絲團、加入LINE@等等
但在這個環節要特別留意的就是不能設定太複雜的CTA
以免門檻太高參與者的意願也會降低哦!

旋律文創談:新手如何舉辦活動? (下篇) 3

最後這個章節,就是活動結束後後續追蹤該怎麼做
我們可以從下面這兩點來著手進行檢討與修正

第1⃣️點:統計問卷重點

透過參與者實際意見的回饋就是每次進步的機會
我們可以設定幾個主要的指標,邀請參與者分享感受與想法
 
來看看旋律怎麼設定問卷指標:
・活動內容(0~10分)
・活動場地(0~10分)
・活動流程(0~10分)
・想說的話(最喜歡哪個章節、哪裡可以改善)

第2⃣️點:記得要發感謝信

在活動結束後3天內整理好參與者名單
寄出一封感謝參與者出席的感謝信
留下主辦單位的聯絡方式(官網、粉專、LINE@等等)
再次的建立起與參與者之間的連結
這麼做除了能夠聯繫起情感外
後續也能讓參與者更方便找到你哦!
 
旋律小總結:
「順暢的流程+經驗的累積」你也能辦好活動!

旋律文創談:新手如何舉辦活動? (下篇) 3

旋律文創中心【限時開幕優惠】

即日起預定 2019/10/14-2020/1/31 的時段
享平日6折,週末7折(原價$6000)

旋律文創中心台北找場地空間租借推薦【場地預約】

  • ➡️電話預訂:02-27110368
  • ➡️ LINE客服:@186yjsgf
  • ➡️ 線上預約:https://reurl.cc/NaA2G5

台北 #台北場地 #台北找場地 #忠孝敦化

場地租借 #活動空間 #多功能使用 #推薦

音樂會 #講座 #教學 #記者會 #旋律文創中心