▍空間租借前,不會告訴你的「 5 大秘密 」 真人真事必看!

▍空間租借前,不會告訴你的「 5 大秘密 」 真人真事必看!

「有的場租價格好便宜哦!直接預訂會不會踩到雷?」
「講師夠有魅力就好了,辦在哪個場地應該都沒差吧?」
「咦?奇怪,為什麼我都規劃完善了卻沒有半個人來參加呢?」
 

諸如此類的心得,通通和場地租借的選擇有著密不可分的關係

圖像裡可能有鞋子
圖像裡可能有一或多人和室內
圖像裡可能有一或多人

然而,並不是所有的空間租借中心都會告訴你:

  • 1、這個場地對你的活動及形象到底是加分還是扣分?
  • 2、便宜的場租費用背後是不是缺少了哪些服務?
  • 3、把重點放在備課、樂器練習與宣傳就好,交通問題學生和觀眾會自己想辦法解決?
  • 4、哪需要什麼接待區、休息室,一張桌子就可以簽到簽退了啊?
  • 5、只是租一個空間用罷了,現場有沒有人顧有什麼關係?

但事實上卻是:
⚠️100分的活動會因為挑了錯誤的場地而只剩50分⚠️
⚠️空間租借的選擇是一筆投資而不是一種消費⚠️
 
那麼此話該怎麼說呢?請看【旋律文創中心】娓娓道來:
「空間租借前,不會告訴你的「『5 大秘密 』」

秘密 1:這個場地對你的活動及形象到底是加分還是扣分?

很多人會把「價格」當作選擇場地的第一條件,往往會因為低廉的場租費用,而忘記要去考慮場地之於活動的適切性,也因此誤以為挑選場地只是一種消費行為,應該以便宜為主能省則省。
 
但事實上,當我們在挑選空間場地時,應該建立起「空間租借的選擇是一筆投資」的觀念。
 
舉例來說:假設今天你挑選的場地是位於主要幹道上,裝潢佈置與空間規劃都相當完善高端,那麼對於前來參加活動的參與者來說,也會感覺自己正在參與一場高級的活動,無論是對於主辦單位本身,或者是參與者的感受都有大大加分的作用。
 
但是今天,假設你挑選的空間是位於暗巷當中的某一棟住宅大樓的某一戶中,場地沒有任何的裝修鋪陳,只是放滿了大賣場大量採購來的便宜塑膠桌椅,那麼想當然參與者會直接將對於場地的感受直接投射到主辦單位身上,用心的活動搭配不上檔次的場地,那麼對於你精心設計的活動就剩下扣分的結果。  

結論:空間租借的選擇是一筆投資而不是一種消費,要選擇對於形象有所加分的場地,才能有助於日後收益,以及提升行銷素材的品質,更容易招到觀眾和學生!


秘密 2 :便宜的場租費用背後是不是缺少了哪些服務?

人們常說:「魔鬼藏在細節裡」,這句話也適用於空間租借當中,當我們被「價格」所迷惑,而忘了要先檢視與判斷這個價位的背後,是不是因為東缺一點,西少一個,所以才能夠以如此便宜的價錢租借出去時,往往會對於我們的活動造成更多的成本支出,看似省了場地費用,實際上付出更大的代價
 
舉例來說:假設今天你要舉辦一場音樂會,但你選擇的場地卻沒有基本的舞台,只是一個平面大空間,試想一下現場的觀眾坐下後有身高高矮之差,如果只是一個全平面式的場地,觀眾能看得清楚嗎?
再來,音樂會需要有反響板和吸音板才能讓聲音有最好的呈現,也不是單純一個空教室就可以舉辦。
 
又或者,今天你要進行一場專業教學的講座,但場地現場卻沒有配置投影布幕與投影機,學生也沒有課桌能夠使用,即使主辦單位原先很用心製作了精美PPT,也絲毫沒有用武之地,那麼用心規劃的活動,是否也會因為錯誤的場地選擇,而造成講師與學生的不便與期待落空呢?

結論:場地費用只是一時的,但100分的活動卻會因為挑了錯誤的場地而只剩50分,便宜的場租背後總會讓你付出更多比金錢更多的成本。


秘密 3 :把重點放在備課、樂器練習與宣傳就好,交通問題學生和觀眾會自己想辦法解決嗎?

一個活動,就算辦得再好,也會因為交通不便、沒有鄰近捷運站、附近沒有公車站牌、周遭停車不便,而大幅度的降低參與意願,更不用說場租中心無法具體的提出如何到達現場的完整交通資訊了。

舉例來說:一場很棒的講座,卻要轉好幾次捷運和公車才能抵達,且場租地點位於市郊,附近也很荒涼,則會降低參與者想要前往的意願,一想到路線就覺得很麻煩。
 
但今天如果講座是舉辦在一個交通便利的場地,不只為位於市中心,而且一出捷運站/公車站牌就能夠馬上抵達,那麼即使要付出較高金額的報名費,也會因為便利的交通而提高參加意願。

結論:交通是否便利將影響參與者的參與意願,與實際到場的人數多寡,這是千萬不能低估的問題。


秘密 4 :哪需要什麼接待區、休息室,一張桌子就可以簽到簽退了啊?

我們經常可以看到有些場地租借,就只有提供單純的一個空間使用,不只沒有安排講師的休息區,更不用說接待區了,最多只有在你的要求之下多放一張桌子讓你可以在門口進行簽到、簽退的作業,乍看之下好像沒什麼問題,但實際將活動走下去就會發現問題可大了!
 
在這樣的情況下,往往會造成動線安排上的不良,首先參加者到場到時間是無法完全預期的,有人早到就會有人晚到;同時,如果活動現場一直有人進進出出來、來回走動,那無論是對於觀眾或者學生,都很容易干擾到他們的聽課品質,讓主辦單位明明用已經很心的準備活動,卻還是因為不夠專業的場地而使講師和參與者無法專心投入在活動當中。

結論:舉辦活動時不只要考慮活動流程的順暢,更要考量場地動線的流暢,選擇一個提供接待區的場地,才能確保活動能在一個最具水準的條件下進行。


秘密 5 :只是租一個空間用罷了,現場有沒有人顧有什麼關係?

計畫永遠趕不上變化,我們永遠沒辦法預知在活動當天可能會發生的突發狀況是什麼,只能透過事先建立起預防機制來避免問題發生,但往往會有百密一疏的可能。
 
舉例來說:你以為每一種音響都是一樣的操控方式,所以沒有預料到會有不會使用的問題,結果就是這麼剛好,這款機型剛好就是你從未使用過的,再加上現場也沒有配置服務接待人員即時處理突發狀況,因此讓你在活動開始後花了很多時間測試機器給參與者看,不僅拉長了整體活動的時間,也會讓現場的參與者感到相當不專業。

再來,如果一整天的講座已經很疲勞了,場地卻沒有提供茶水和點心,等於也沒有辦法及時幫大家補充能量,也會影響到學員與講師的專注或者認真程度。

結論:挑選場租時要將現場是否配置服務接待人員當作留意的環節之一,服務接待人員除了能提供危機處理外,甚至能在活動進行時大大提升活動品質及專業形象。


精心準備一場優質的活動講座,需要考量到許多隱形成本的問題,選擇好的場地會為活動帶來更多收益!
【旋律文創中心】以自身租借場地所遇到的狀況,將以上 5 點秘密作為空間租借的設計重點,量身打造一個能全方位體貼客戶需求的空間
 
把你的心力專注在舉辦活動和演出吧!
你需要的空間租借大小事就交給【旋律文創中心】
 
【場地預約】
➡️電話預訂:02-27110368
➡️LINE@客服:http://nav.cx/6SawQX6
➡️線上預約:https://reurl.cc/NaA2G5
➡️Instagram:https://pse.is/LM3R8

台北 #台北場地 #台北找場地 #忠孝敦化場地租借 #活動空間 #多功能使用 #推薦音樂會 #講座 #教學 #記者會 #旋律文創中心